Xu hướng số hóa trong mọi hoạt động là một xu hướng đang lên trong thời đại chuyển đổi số 4.0 như hiện nay, đấu thầu qua mạng là hình thức không mới nhưng cùng với xu hướng đó, đấu thầu qua mạng đang được đẩy mạnh áp dụng tại Việt Nam.
Hiểu được rằng đây còn là hình thức mới với nhiều người, bài viết này sẽ giúp bạn tìm hiểu đấu thầu qua mạng là gì? Đấu thầu online áp dụng với những đối tượng nào và nhiều vấn đề liên quan khác.
Cùng tìm hiểu nhé!!!
Đấu thầu qua mạng là gì?
Có thể hiểu một cách đơn giản, đấu thầu qua mạng là công việc đấu thầu được diễn ra theo hình thức online thông qua Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia (theo khoản 13 Điều 4 Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13) thay vì diễn ra đấu thầu tại cái một vị trí nhất định như trước
Với những bạn chưa biết, hệ thống mạng đấu thầu quốc gia là một sản phẩm được xây dựng hoàn toàn trên môi trường Online do Bộ Kế hoạch và Đầu tư xây dựng và quản lý nhằm:
– Quản lý thông tin về đấu thầu Online
– Thực hiện đấu thầu qua mạng
Đấu thầu qua mạng hiện đang được áp dụng với những đối tượng nào?
Đấu thầu Online là nằm trong kế hoạch thực hiện theo xu hướng cải cách đấu thầu nói chung và đấu thầu mua sắm công nói riêng. Theo điều 29 Thông tin 11/2019/TT-BKHĐT đã đề ra lộ trình số hóa đối với các đối tượng sẽ áp dụng hình thức đấu thầu qua mạng bắt đầu có thực hiện triển khai từ ngày 01/02/2020 như sau:
Giai đoạn năm 2021:
Hình thức đấu thầu online sẽ được áp dụng với toàn bộ gói thấu tổ chức theo hình thức đấu thầu rộng rãi, chào hàng cạnh tranh thuộc lĩnh vực hàng hóa, dịch vụ phi tư vấn, dịch vụ tư vấn có giá trị gói thầu ≤ 10 tỷ; gói thầu ≤ 20 tỷ đồng thuộc lĩnh vực xây lắp, trừ trường hợp gói thầu chưa thể áp dụng phương thức đấu thầu Online hoặc các gói thầu có tính đặc trưng
Bên cạnh đó, việc tổ chức lựa chọn nhà thầu qua mạng trong năm 2021 phải đảm bảo tổng số lượng các gói thầu đạt tối thiểu 70% số lượng gói thầu áp dụng hình thức đấu thầu rộng rãi, chào hàng cạnh tranh và tối thiểu 35% tổng giá trị gói thầu đối với các hình thức đấu thầu khác
Giai đoạn năm 2022 – năm 2025
- Đấu thầu Online là hình thức tổ chức đấu thầu chiếm 70% các gói thầu thuộc quy định tại Điều 1 Luật Đấu thầu 2013
- Số hóa 100% các gói thầu nguồn vốn Nhà nước để mua sắm nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang nhân dân và các đơn vị sự nghiệp công lập
- 100% gói thầu mua sắm tập trung
Trách nhiệm của bên mời thầu và bên dự thầu
Khác với đấu thầu theo kiểu truyền thống, đấu thầu online cần yêu cầu về một hệ thống công nghệ thông tin cả phần cứng và phần mềm đảm bảo quy trình đấu thầu qua mạng diễn ra xuôn sẻ với tính bảo mật cao.
Căn cứ theo Điều 75 và Điều 79 Luật đấu thầu 2013 quy định về trách nhiệm của bên mời thầu như sau:
+ Trang bị cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin đạt các yêu cầu tối thiểu cho quá trình đấu thầu Online diễn ra thành công
+ Đảm bảo mức độ bảo mật của hệ thống phần mềm, quản lý và không tiết lộ khóa bí mật của chứng thư số được cấp
+ Kiểm tra và xác nhận việc đăng các thông tin của mình đã nhập vào hệ thống mạng đấu thầu quốc gia
Đối với bên dự thầu sẽ chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác và trung thực của các thông tin đã đăng ký, đăng tải lên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia khi đăng nhập bằng chứng thư số của mình
Bên dự thầu có thể tự hủy chứng thư số
Theo Thông tư số 11, bên mời thầu, nhà thầu, nhà đầu tư sau khi thực hiện đăng ký tham gia Hệ thống sẽ được cấp chứng thư số. Việc hủy chứng thư số này có thể do bên mời thầu, nhà thầu, nhà đầu tư tự thực hiện theo hướng dẫn hoặc có công văn yêu cầu hủy chứng thư số được gửi đến Trung tâm hỗ trợ đấu thầu qua mạng.
Các bên có thể sao chép chứng thư số và lưu trữ trên đĩa cứng, USB, thẻ thông minh hoặc các phương tiện lưu trữ thông tin khác. Ngoài ra, các bên cũng có thể đăng ký thêm chứng thư số theo quy định của pháp luật
Hồ sơ đăng ký tham gia Hệ thống đối với bên mời thầu bao gồm đơn đăng ký dự thầu và bản chụp Quyết định thành lập – Đăng ký kinh doanh hoặc các tài liệu tương đương. Hồ sơ được bên mời thầu gửi đến Trung tâm hỗ trợ hoặc gửi trên Hệ thống, trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, Trung tâm đấu thầu sẽ xét duyệt hồ sơ và thông báo kết quả xử lý hồ sơ cho bên mời thầu. Khi có nhu cầu về sửa đổi thông tin đã đăng ký trên Hệ thống bên mời thầu thực hiện theo hướng dẫn kèm theo hoặc đề nghị Trung tâm hỗ trợ sửa đổi nếu không thể tự thực hiện
Tham khảo một số mẫu hồ sơ mời thầu qua mạng mới nhất
Quy trình thực hiện đấu thầu Online
Quy định nêu rõ trong Thông tư 04/2017/TT-BKHĐT quy định các phương thức lựa chọn nhà thầu qua mạng như sau:
Đối với phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ và chào hàng cạnh tranh theo quy trình thông thường
Bước 1: Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu
Lập, thẩm định và phê duyệt E-HSMT (là viết tắt của hồ sơ mời thầu điện tử), bên mời thầu đăng nhập vào Hệ thống, sau đó chọn mục “Hàng hóa” hoặc “Xây lắp” hoặc “Dịch vụ phi tư vấn” tương ứng để lập E-HSMT. Thành phần và định dạng file của E-HSMT theo hướng dẫn tại Điều 9 Thông tư. Sau khi lập xong E-HSMT, bên mời thầu in hồ sơ trình chủ đầu tư, tổ chức thẩm định, phê duyệt. Bên mời thầu phải chịu trách nhiệm về sự thống nhất giữa nội dung E-HSMT trên Hệ thống và bản mà chủ đầu tư phê duyệt.
Bước 2: Tổ chức lựa chọn nhà thầu
+ Đăng tải E-TBMT và phát hành E-HSMT
Bên mời thầu đăng tải E-TBMT (là viết tắc của Thông báo mời thầu điện tử) và phát hành E-HSMT theo hướng dẫn trên Hệ thống đấu thầu qua mạng quốc gia. Thời gian chuẩn bị E-HSDT (là viết tắt của Hồ sơ dự thầu điện tử) tối thiểu là 10 ngày đối với gói thầu áp dụng đấu thầu rộng rãi và 05 ngày làm việc đối với gói thầu áp dụng chào hàng cạnh tranh theo quy trình thông thường, kể từ ngày đầu tiên đăng tải E-TBMT trên Hệ thống.
+ Sửa đổi, làm rõ E-HSMT
Trường hợp cần sửa đổi E-HSMT, bên mời thầu đăng nhập và chỉnh sửa trực tiếp trên Hệ thống sau khi có sự chấp thuận về nội dung của chủ đầu tư và bên mời thầu phải đăng tải quyết định sửa đổi E-HSMT (kèm theo các nội dung sửa đổi). Việc sửa đổi phải được thực hiện trước thời điểm đóng thầu tối thiểu 03 ngày làm việc; trường hợp không bảo đảm đủ thời gian như nêu trên thì phải gia hạn thời điểm đóng thầu. Trường hợp cần làm rõ E-HSMT, nhà thầu gửi đề nghị làm rõ đến bên mời thầu thông qua Hệ thống tối thiểu 03 ngày làm việc trước ngày có thời điểm đóng thầu để xem xét, xử lý. Nội dung làm rõ E-HSMT được bên mời thầu đăng tải lên Hệ thống.
+ Nộp Hồ sơ dự thầu qua mạng (E-HSDT)
Bên dự thầu nộp E-HSDT theo hướng dẫn tại Điều 13 Thông tư số 04/2017/TT-BKHĐT.
+ Mở thầu
Đến thời điểm mở thầu, bên mời thầu đăng nhập vào Hệ thống và chọn gói thầu cần mở theo số E-TBMT. Sau đó, bên mời thầu giải mã E-HSDT của các nhà thầu tham dự thầu. Biên bản mở thầu phải đăng tải công khai trên Hệ thống, bao gồm các nội dung thông tin về gói thầu và các nhà thầu tham dự được hướng dẫn tại Điều 14 Thông tư 04/2017/TT-BKHĐT; Việc mở thầu phải được hoàn thành trong vòng 02 giờ kể từ thời điểm đóng thầu;
Trường hợp có ít hơn 03 nhà thầu nộp E-HSDT thì bên mời thầu mở thầu ngay mà không phải cho phép gia hạn thời điểm đóng thầu nhằm tăng thêm số lượng nhà thầu nọp hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất theo quy định tại Khoản 4 Điều 117 của Nghị định số 63/2014/NĐ-CP.
Bước 3: Đánh giá E-HSDT, xếp hạng nhà thầu
Bên mời thầu đăng nhập vào Hệ thống và tải E-HSDT của các nhà thầu để tổ chức đánh giá. Việc đánh giá E-HSDT được thực hiện theo quy định của Luật đấu thầu, Nghị định số 63/2014/NĐ-CP và tiêu chuẩn đánh giá nêu trong E-HSMT. Trong đó lưu ý:
+ Đối với các nội dung về năng lực và kinh nghiệm, việc đánh giá E-HSDT được thực hiện trên cơ sở các thông tin nhà thầu kê khai trong E-HSDT mà không yêu cầu nhà thầu phải đính kèm file tài liệu chứng minh. Nhà thầu được mời vào thương thảo hợp đồng phải nộp các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm, năng lực kỹ thuật cho bên mời thầu để đối chiếu với thông tin nhà thầu kê khai trong E-HSDT.
+ Căn cứ vào E-HSDT của các nhà thầu đã nộp trên Hệ thống và phương pháp đánh giá E-HSDT quy định trong E-HSMT, bên mời thầu chọn 01 trong 02 quy trình đánh giá E-HSDT cho phù hợp để đánh giá E-HSDT gồm: Quy trình 01: áp dụng đối với phương pháp “giá đánh giá” và “giá thấp nhất”; Quy trình 02: áp dụng đối với gói thầu theo phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ, đánh giá E-HSDT theo phương pháp “giá thấp nhất” và các E-HSDT đều không có bất kỳ ưu đãi nào.
+ Làm rõ E-HSDT, bên mời thầu và nhà thầu tiến hành làm rõ E-HSDT trực tiếp trên Hệ thống.
+ Tổ chuyên gia vận dụng Mẫu báo cáo đánh giá (mẫu số 1) ban hành kèm theo Thông tư số 23/2015/TT-BKHĐT ngày 21/12/2015 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư để lập báo cáo đánh giá E-HSDT.
+ Phê duyệt danh sách xếp hạng nhà thầu, trên cơ sở kết quả đánh giá E-HSDT của tổ chuyên gia, bên mời thầu trình chủ đầu tư phê duyệt danh sách xếp hạng nhà thầu theo Phụ lục số 5A ban hành kèm theo Thông tư số 23/2015/TT-BKHĐT.
Bước 4: Thương thảo hợp đồng; trình, thẩm định, phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu
+ Việc thương thảo hợp đồng, trình, phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, thực hiện theo quy định tại Điều 19 và Điều 20 Nghị định số 63/2014/NĐ-CP.
+ Sau khi kết quả lựa chọn nhà thầu được phê duyệt, bên mời thầu phải đăng tải thông tin về kết quả lựa chọn nhà thầu trên Hệ thống, bao gồm các nội dung chủ yếu sau: Thông tin về gói thầu, về nhà thầu trúng thầu, Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo hướng dẫn tại Điều 18 Thông tư
Bước 5: Hoàn thiện, ký kết hợp đồng
Bên mời thầu và nhà thầu hoàn thiện và ký kết hợp đồng trên cơ sở tuân thủ quy định của Luật đấu thầu, Nghị định số 63/2014/NĐ-CP và các quy định khác của pháp luật có liên quan.
Đối với phương thức chào hàng cạnh tranh theo quy trình rút gọn
Bước 1: Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu
Quy trình lập và phê duyệt E-HSMT được thực hiện theo quy định tương tự như đối với gói thầu thực hiện phương thức chào hàng cạnh tranh thông thường nêu tại điểm a trên đây. Thành phần và định dạng file của E-HSMT theo hướng dẫn tại Điều 19 Thông tư số 04/2017/TT-BKHĐT. Chủ đầu tư không cần tổ chức thẩm định khi phê duyệt E-HSMT.
Bước 2: Tổ chức lựa chọn nhà thầu
+ Thông báo mời thầu, phát hành E-HSMT thực hiện theo quy định tại Điều 11 Thông tư 04/2017/TT-BKHĐT. Thời gian chuẩn bị E-HSDT tối thiểu là 03 ngày làm việc kể từ ngày đầu tiên phát hành E-TBMT lên Hệ thống.
+ Sửa đổi, làm rõ E-HSMT, nộp E-HSDT và mở thầu được thực hiện tương tự như đối với gói thầu thực hiện phương thức chào hàng cạnh tranh thông thường nêu tại điểm a trên đây.
Bước 3: Đánh giá E-HSDT, thương thảo hợp đồng, thẩm định và phê duyệt kết quả đấu thầu Online
Đánh giá E-HSDT, thương thảo hợp đồng, thẩm định và phê duyệt kết quả đấu thầu qua mạng thực hiện theo quy định tại Điều 59 Nghị định số 63/2014/NĐ-CP
Đối với phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ
Bước 1: Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu
Quy trình lập, thẩm định và phê duyệt E-HSMT được thực hiện tương tự như Quy trình lập, thẩm định và phê duyệt E-HSMT ở quy trình đối với gói thầu thực hiện phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ nêu tại điểm a trên đây.
Bước 2: Tổ chức lựa chọn nhà thầu
+ Thông báo và phát hành E-HSMT thực hiện theo quy định tương tự như quy trình đối với gói thầu thực hiện phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ nêu tại điểm a trên đây. Thời gian chuẩn bị E-HSDT tối thiểu là 20 ngày kể từ ngày đầu tiên phát hành E-TBMT lên Hệ thống.
+ Sửa đổi, làm rõ E-HSMT, nộp E-HSDT thực hiện theo quy định tương tự như quy trình đối với gói thầu thực hiện phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ nêu tại điểm a trên đây.
+ Mở hồ sơ đề xuất kỹ thuật (E-HSĐXKT), đến thời điểm mở thầu, bên mời thầu đăng nhập vào Hệ thống và chọn gói thầu cần mở theo số E-TBMT. Sau đó, bên mời thầu giải mã E-HSĐXKT của các nhà thầu tham dự thầu. Biên bản mở E-HSĐXKT phải được đăng tải công khai trên Hệ thống, bao gồm các nội dung Thông tin về gói thầu và các nhà thầu tham dự như hướng dẫn tại Điều 28 của Hướng dẫn đấu thầu qua mạng, quy trình lựa chọn nhà thầu qua mạng. Việc mở E-HSĐXKT phải được hoàn thành trong vòng 02 giờ kể từ thời điểm đóng thầu.
Bước 3: Đánh giá E-HSĐXKT, trình, thẩm định và phê duyệt danh sách nhà thầu đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật
+ Bên mời thầu đăng nhập vào Hệ thống và tải E-HSĐXKT của các nhà thầu để tổ chức đánh giá. Việc đánh giá E- HSĐXKT được thực hiện theo quy định của Luật đấu thầu, Nghị định số 63/2014/NĐ-CP và tiêu chuẩn đánh giá nêu trong E-HSMT. Đánh giá Đối với các nội dung về năng lực và kinh nghiệm tương tự như quy trình đối với gói thầu thực hiện phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ nêu tại điểm a trên đây.Tổ chuyên gia vận dụng Mẫu báo cáo đánh giá (mẫu số 2) ban hành kèm theo Thông tư số 23/2015/TT-BKHĐT để lập báo cáo đánh giá E-HSĐXKT. Trên cơ sở báo cáo đánh giá E-HSĐXKT của tổ chuyên gia, bên mời thầu trình chủ đầu tư thẩm định, phê duyệt danh sách nhà thầu đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật theo Phụ lục số 3A, 3B ban hành kèm theo Thông tư số 23/2015/TT-BKHĐT.
+ Làm rõ E-HSDT, bên mời thầu và nhà thầu tiến hành làm rõ E-HSDT trực tiếp trên Hệ thống.
+ Công khai danh sách nhà thầu đáp ứng yêu cầu kỹ thuật, sau khi có quyết định phê duyệt danh sách nhà thầu đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật, bên mời thầu phải đăng tải công khai danh sách này trên Hệ thống theo trình tự hướng dẫn tại Điều 30 Thông tư 04/2017/TT-BKHĐT.
Bước 4: Mở E-HSĐXTC
Bên mời thầu đăng nhập vào Hệ thống và chọn gói thầu cần mở theo số E-TBMT. Bên mời thầu giải mã E-HSĐXTC của các nhà thầu có tên trong danh sách nhà thầu đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật. Lưu ý phải đăng tải công khai Biên bản mở E-HSĐXTC trên Hệ thống. Nội dung đăng tải công khai gồm: thông tin về gói thầu, về các nhà thầu được mở hồ sơ đề xuất về tài chính theo hướng dẫn tại Điều 31 Thông tư 04/2017/TT-BKHĐT.
Bước 5: Đánh giá hồ sơ đề xuất về tài chính và phê duyệt danh sách xếp hạng nhà thầu
Việc đánh giá hồ sơ đề xuất tài chính và phê duyệt danh sách xếp hạng nhà thầu thực hiện trực tiếp và tuân thủ theo quy định của Luật đấu thầu và Nghị định số 63/2014/NĐ-CP. Tổ chuyên gia vận dụng Mẫu báo cáo đánh giá (mẫu số 2) ban hành kèm theo Thông tư số 23/2015/TT-BKHĐT để lập báo cáo đánh giá E-HSĐXTC. Chủ đầu tư phê duyệt danh sách xếp hạng nhà thầu theo Phụ lục số 5B ban hành kèm theo Thông tư số 23/2015/TT-BKHĐT.
Bước 6: Thương thảo hợp đồng, trình, thẩm định và phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu
Quy trình thương thảo, trình, thẩm định và phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu được thực hiện tương tự như đối với gói thầu áp dụng phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ nêu tại điểm 3.1 trên đây.
Các khoản chi phí khi tham gia đấu thầu qua mạng
Các khoản chi phí thu lại sẽ được quản lý và sử dụng vào các nội dung chi quy định tại Thông tư liên tịch số 07/2015/TTLT–BKHĐT-BTC được quy định cụ thể các khoản chi phí như sau:
- Chi thực hiện nghĩa vụ với Ngân sách nhà nước.
- Chi cho hoạt động của Thông Báo Đấu thầu bằng 100% tổng số thu chi phí đăng tải thông tin về đấu thầu.
- Chi phục vụ vận hành Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, bao gồm: Thuê đường truyền, tiền điện; mua sắm bổ sung, thay thế, nâng cấp các thiết bị, bản quyền phần mềm; nâng cấp, chỉnh sửa phần mềm ứng dụng; bổ sung chi nghiệp vụ chuyên môn, vật tư văn phòng.
- Chi cho việc tổ chức lưu trữ, quản lý các cơ sở dữ liệu trên Hệ thống đấu thầu qua mạng của quốc gia.
- Chi cho hoạt động giải đáp thắc mắc, hỗ trợ người sử dụng Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia; đào tạo nâng cao năng lực chuyên môn cho cá nhân liên quan trực tiếp đến công tác hỗ trợ người sử dụng, vận hành Hệ thống đấu thầu qua mạng quốc gia.
- Các khoản chi khác liên quan trực tiếp đến công việc tiếp nhận, xử lý hồ sơ đăng ký tham gia Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, lựa chọn nhà thầu qua mạng, ứng dụng thanh toán trực tuyến và tích hợp với các hệ thống công nghệ thông tin khác.
- Chi duy tu, bảo dưỡng theo định kỳ hoặc theo yêu cầu kỹ thuật, nghiệp vụ của Hệ thống đấu thầu Online quốc gia.
- Chi phí thuê hệ thống dự phòng để đảm bảo Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia hoạt động liên tục.
- Các khoản chi khác phục vụ trực tiếp cho việc đăng tải thông tin về đấu thầu qua mạng và lựa chọn nhà thầu Online.
- Dự phòng: Mức trích lập dự phòng bằng 5% trên kế hoạch chi các khoản chi nêu trên. Dự phòng chỉ được sử dụng khi đã điều chỉnh các khoản mục chi nhưng vẫn không đáp ứng được nhiệm vụ chi; không sử dụng để điều chỉnh tăng cho chi khác.
